Op de ledenvergadering van 13 februari 2024 is onderstaand Huishoudelijk Reglement vastgesteld.
Rechten en verplichtingen der leden
Artikel 1
Leden hebben gedurende het tennisseizoen vrij toegang tot de tennisbanen van de vereniging en het clubhuis.
Artikel 2
Leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het baanreglement van de vereniging en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen. Het is verplicht om op de baan gepaste tenniskleding en voor de ondergrond geschikt schoeisel te dragen.
Artikel 3
Leden zijn verplicht zich correct te gedragen op de tennisbanen en in het clubhuis. Leden zullen niet vloeken en tieren, het racket niet misbruiken en zich niet onsportief gedragen.
Artikel 4
Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het inschrijfgeld te voldoen vóór 1 maart van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen). Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien. Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Artikel 5
Leden hebben het recht deel te nemen aan alle door de vereniging georganiseerde activiteiten, mits deze gelet op hun aard voor hen toegankelijk zijn.
Artikel 6
Leden mogen niet-leden introduceren om te tennissen. Maximaal twee keer per introducé. Aanmelden van introducees wordt gedaan via de KNLTB ClubApp tijdens de reservering van een speeltijd. Bij het aanmelden van introducees dienen naam en e-mailadres van het betreffende niet-lid doorgegeven te worden en moet het op dat moment geldende tarief voor introducees te worden voldaan. Na betaling van het tarief is het niet-lid gerechtigd om te spelen op het via de ClubApp gereserveerde tijdstip.
Artikel 7
Leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn, met uitzondering van de vergaderingen van het bestuur, de Technische Commissie, de Jeugdcommissie, de Parkcommissie, de Clubhuiscommissie en de Kascommissie.
Artikel 8
Leden mogen zich beschikbaar stellen of kunnen gevraagd worden voor functies in de commissies. De vereniging kent als vaste commissies: Technische Commissie, Jeugdcommissie, Parkcommissie, Clubhuiscommissie en Kascommissie. Leden kunnen zich eveneens beschikbaar stellen voor het voeren van de ledenadministratie.
Artikel 9
Leden mogen zich beschikbaar stellen voor verenigingsactiviteiten of incidentele ondersteuning van de commissies.
Artikel 10
Leden mogen zich kandidaat stellen of kunnen gevraagd worden voor een functie in het bestuur. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester, alsmede de voorzitters van de commissies genoemd in artikel 8 van dit reglement, met uitzondering van de kascommissie. Verkiesbaar tot bestuurslid zijn seniorleden, ereleden en leden van verdiensten.
Artikel 11 NIEUW per 23 februari 2024
Seniorleden moeten één bardienst per jaar verplicht invullen. Uitgezonderd zijn leden ouder dan 69 jaar, ereleden en leden van verdienste. De bardienst kan afgekocht worden. Seniorleden die van de afkoopregeling gebruik willen maken, geven dit ieder afzonderlijk jaar voor 1 juni aan bij de clubhuiscommissie. Indien seniorleden geen bardiensten invullen of afkopen, dan wordt er jaarlijks door het bestuur een boete geïnd. Indien een lid binnen de op de boete gestelde betaaltermijn niet aan de betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan.
Artikel 12
Wanneer leden (door het bestuur of een commissie) gevraagd wordt bepaalde verenigingstaken op zich te nemen, zullen zij in redelijkheid overwegen of zij die taken op zich kunnen nemen.
Artikel 13
Alle leden hebben toegang tot de algemene vergadering-. Seniorleden, ereleden en leden van verdiensten hebben actief en passief stemrecht op de algemene vergadering.
Artikel 14
Leden van ATC Emelwerth zijn tevens lid van de Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond (KNLTB) en genieten alle daaraan verbonden rechten, zoals het recht op deelname aan officiële open toernooien van andere tennisverenigingen.
Artikel 15
De in artikel 6 lid 1 onder b van de statuten bedoelde schriftelijke opzegging van het lidmaatschap dient te geschieden vóór het begin van het verenigingsjaar, zijnde 1 januari.
Vergaderingen
Artikel 16
De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 17
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van verzending van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 18
Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te verkiezen functionaris (bestuurslid of ledenadministratiefunctionaris) geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt, nadat het bestuur zich heeft vergewist, dat de te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.
Artikel 19
De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 20
Alle op de agenda van de vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, het welk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een algemene vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 21
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissie en de door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies - met uitzondering van de kascommissie - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Kascommissie
Artikel 22
De commissie, als bedoeld in artikel 11, lid 4 van de Statuten, bestaat uit twee leden, alsmede een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de leden diens plaats zal innemen. De leden worden voor een jaar benoemd. Het plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Technische commissie
Artikel 23
De Technische Commissie (TC) bestaat uit minimaal drie leden. De voorzitter van de TC heeft tevens zitting in het bestuur en wordt gekozen en benoemd door de algemene vergadering. Het aantal leden van de TC kan naar inzicht van haar voorzitter worden verhoogd.
Artikel 24
De werkzaamheden van de TC bestaan uit:
a. het beoordelen van nieuwe leden op hun speelsterkte;
b. het coördineren van eventuele verzoeken aan de KNLTB voor wijziging van speelsterkte;
c. het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden;
d. het verzorgen van de materialen ten behoeve van de competitie, toernooien en wedstrijden.
Jeugdcommissie
Artikel 25
De jeugdcommissie bestaat uit minimaal drie leden. De voorzitter van de jeugdcommissie heeft tevens zitting in het bestuur en wordt in gekozen en benoemd door de algemene vergadering-. Het aantal leden van de jeugdcommissie kan naar inzicht van haar voorzitter worden verhoogd.
De werkzaamheden van de jeugdcommissie bestaan uit:
a. het bevorderen van het spelniveau van de jeugdleden;
b. het regelen en verzorgen van competitie, toernooien en wedstrijden voor jeugdleden;
c. het met de clubtrainer afstemmen van de activiteiten ten behoeve van de selectiejeugd.
Parkcommissie
Artikel 27
De Parkcommisie bestaat uit minimaal drie leden. De voorzitter van de Parkcommissie heeft tevens zitting in het bestuur en wordt gekozen en benoemd door de algemene vergadering-. Het aantal leden van de Parkcommissie kan naar inzicht van haar voorzitter worden verhoogd.
Artikel 28
De werkzaamheden van de Parkcommissie bestaan uit:
a. toezicht houden op het gebruik van de banen;
b. toezicht op orde op en rondom de banen en in het clubhuis;
c. het verzorgen van het bouwkundig en groot onderhoud van de banen, het park en het clubhuis;
d. het voeren van overleg met de gemeente Noordoostpolder over het onderhoud van het tennispark.
Clubhuiscommissie
Artikel 29
De Clubhuiscommissie bestaat uit minimaal drie leden. De voorzitter van de Clubhuiscommissie heeft tevens zitting in het bestuur en wordt gekozen en benoemd door de algemene ledenvergadering. Het aantal leden van de Clubhuiscommissie kan naar inzicht van haar voorzitter worden verhoogd.
Artikel 30
De werkzaamheden van de Clubhuiscommissiecommissie bestaan uit:
a. zorgen van een schoon en toegankelijk clubhuis;
b. zorgen voor voldoende voorraad van consumptieartikelen in het clubhuis;
c. het in overleg met het bestuur vaststellen van de verkoopprijzen in het clubhuis;
d. het indelen van de bediening in het clubhuis en het toezicht daarop;
e. het onderhoud van de apparatuur en het meubilair in het clubhuis en het overleg met het bestuur over noodzakelijke vervanging;
f. het verantwoorden aan de penningmeester van de inkomsten en uitgaven van de clubhuisgelden.
Overige functies
Ledenadministratie
Artikel 31
De secretaris benoemt een lid voor het voeren van de ledenadministratie. Dit lid heeft geen zitting in het bestuur. De werkzaamheden behorend tot het voeren van de ledenadministratie bestaan uit:
a. het bijhouden van de namen en adressen van leden;
b. het aan- en afmelden van leden bij de KNLTB;
c. het doorgeven van mutaties aan de penningmeester ten behoeve van de inning van de contributie.
Websitebeheer en sociale media
Artikel 32
Door het bestuur wordt een lid benoemd voor het verzorgen van de website van de vereniging. De werkzaamheden bestaan uit het actueel houden van de website en het plaatsen van berichten op sociale media. Dit lid heeft geen zitting in het bestuur.
Sponsoring
Artikel 33
Door het bestuur kan een lid worden benoemd voor het werven van sponsoren. Dit lid heeft geen zitting in het bestuur. De werkzaamheden van de sponsorwerver bestaan uit het actief werven van en contracten afsluiten met sponsoren. Voordat een contract betreffende sponsoring wordt afgesloten wordt dit ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur.
Bestuur
Artikel 34
Het bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging.
Artikel 35
Het bestuur bestaat uit de voorzitter, secretaris, penningmeester en de voorzitters van Technische Commissie, Jeugdcommissie en Parkcommissie. Door de algemene vergadering kunnen aan het bestuur juniorleden en/of ondersteunende leden als adviseurs worden toegevoegd.
Artikel 35a
De voorzitter leidt de bestuursvergadering en de algemene vergadering. De secretaris regelt de administratieve (niet-financiële) zaken en voert de correspondentie. De secretaris notuleert tijdens de bestuursvergaderingen en de algemene vergadering. Voor het voeren van de ledenadministratie wordt door de secretaris apart een lid benoemd. Dit lid heeft geen zitting in het bestuur. De penningmeester regelt de financiële administratie en is belast met de inning van de contributie. De penningmeester wordt tenminste eenmaal per jaar gecontroleerd door de kascommissie. Aan het eind van het jaar stelt de penningmeester een financieel jaarverslag op en maakt in overleg met de overige bestuursleden een begroting op voor het volgend jaar. Het financieel jaarverslag en de begroting moeten worden onderworpen aan goedkeuring door de algemene vergadering. De in het vorige artikel genoemde voorzitters van de commissies informeren en raadplegen het bestuur omtrent de gang van zaken in hun commissies.
Artikel 36
Bestuursleden worden gekozen en benoemd door de algemene vergadering. Het bestuurslidmaatschap geldt in beginsel voor minimaal twee en maximaal zes jaar, zulks ter beoordeling van zowel het betrokken bestuurslid als de algemene vergadering. Na de maximale periode van zes jaar treedt het bestuurslid af, met dien verstande dat de periode van zes jaar met twee jaar kan worden verlengd, indien zowel het bestuurslid als de algemene vergadering dit wensen. De algemene vergadering beslist over de verlenging van het bestuurslidmaatschap.
Artikel 36a
Een bestuurslid kan zijn bestuurslidmaatschap te allen tijde beëindigen door schriftelijke opzegging bij de voorzitter of de secretaris. Het bestuurslidmaatschap wordt niet eerder beëindigd dan nadat de overgebleven bestuursleden de verantwoordelijkheden van het vertrekkende bestuurslid hebben overgenomen en geaccepteerd. Bij een vacature in het bestuur benoemt de eerstvolgende algemene vergadering een opvolger.
Artikel 36b
Een bestuurslid woont alle bestuursvergaderingen bij en mag daarin het woord voeren en zijn stem uitbrengen. Een bestuurslid kan geen ander (bestuurs)lid machtigen hem te vertegenwoordigen in de bestuursvergadering.
Artikel 37
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 38
Schade aan de vereniging of bezittingen van de vereniging toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 39
Rechtshandelingen waarvan de financiële betekenis het bedrag van € 5000,- te boven gaat, kan het bestuur slechts aangaan na goedkeuring door de algemene vergadering.
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 40
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te (laten) houden van: a. namen en adressen van de leden;
b. presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
c. de bezittingen en schulden van de vereniging. Kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen. Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
Aanmeldingsformulier
Artikel 41
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5, lid 1 van de Statuten, dient te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum. De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten. De leden zijn verplicht adresveranderingen zo spoedig mogelijk aan de secretaris of bij de ledenadministratie op te geven. De vereniging kan de adresgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
Slotbepalingen
Artikel 42
Dit reglement is een aanvulling op de Statuten van de vereniging.
Artikel 43
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Artikel 44
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering 13 februari 2024.